DOT-Chain Food: за два роки поставлено понад 1,3 млн тонн продуктів для ЗСУ і ДССТ
За два роки роботи Агенція оборонних закупівель ДОТ забезпечила постачання 1,35 млн тонн продуктів харчування через DOT-Chain Food.
DOT-Chain Food – це цифрова екосистема для взаємодії військових частин Збройних Сил України та ДССТ, Агенції оборонних закупівель ДОТ та постачальників.
Система охоплює цикл забезпечення продуктами харчування після укладання контрактів з постачальниками за результатами торгів на електронному майданчику Prozzoro.
Як DOT-Chain Food спрощує постачання продуктів до ЗСУ
Система DOT-Chain Food перевела більшість документообігу в електронний формат: щотижня в системі формується понад 45 тис. документів. Водночас загальний цикл забезпечення, від подання заявки до оплати постачальнику, скоротився у чотири рази.
Процеси в цифрі, очевидно, рухаються швидше, ніж у папері. Шаблони для документів, автоматичні рекламації, інші цифрові механізми дають більше доступу до даних та контролю над процесами. Разом з тим, знижується адміністративне навантаження на військових. Таким чином, поступово долаємо «паперову армію».
Електронний документообіг робить систему забезпечення більш прозорою і, разом з тим, більш підзвітною. А сам процес оформлення документів – швидким та зрозумілим.
Масштаб змін можна проілюструвати таким показником: за весь час роботи в системі оформили 1,9 млн видаткових накладних, які підтверджують постачання продуктів. Раніше цей документ постачальник створював виключно на папері в трьох екземплярах, а військовий на роботу з ним витрачав до двох годин. Сьогодні процес повністю цифровий, а оформлення, звірка та підписання накладної займає в середньому 15 хвилин.
Також система забезпечує Агенції доступ до актуальних даних у режимі реального часу. Зокрема, про обсяги та динаміку поставок продуктів харчування.
Які продукти замовляли найчастіше
За час роботи DOT-Chain Food найбільші обсяги замовлень припали на такі категорії продуктів:
- овочі – 335,8 тис. тонн;
- м’ясо та м’ясопродукти – 227,3 тис. тонн;
- хліб, хлібобулочні вироби та борошно – 139,8 тис. тонн;
- фрукти, ягоди та горіхи – 76 тис. тонн;
- крупи – 74 тис. тонн.
Як працює система DOT-Chain Food
До появи DOT-Chain Food весь документообіг був в паперовому форматі, а самі документи передавались фізично. Зокрема, замовлення продуктів з боку військових частин, формування видаткових накладних, підписання актів та оформлення рекламацій (скарг).
Тепер процес виглядає наступним чином: представник військової частини, відповідальний за її харчове забезпечення, оформляє щотижневу заявку на період споживання серед доступного каталогу продуктів – понад 300 унікальних позицій, за якими Агенція попередньо уклала контракти на постачання.
Далі логіст АОЗ ДОТ на основі заявки робить замовлення в системі до постачальника, який розпочинає її виконання. На цьому етапі військова частина має можливість створити запит на коригування замовлення, якщо виникла така потреба.
Перед відвантаження продуктів створюється видаткова накладна, що дозволяє військовій частині заздалегідь планувати прийом продуктів. За сукупністю видаткових накладних за певний період формуються акти виконаних робіт, які підписуються всіма учасниками процесу. Вони є підставою для оплати постачальнику та є фактичним завершенням циклу харчового забезпечення.
Завдяки DOT-Chain Food всі ці документи формуються онлайн з використанням шаблонів та випадаючих списків, що дозволяє значно спростити та пришвидшити процес їх заповнення. А сам обмін інформацією відбувається в системі.
Подання претензій і розрахування штрафів
В DOT-Chain Food також функціонує механізм автоматичних рекламацій. Він спрощує оформлення претензій до постачальників у разі порушення договірних зобов’язань щодо повноти та термінів поставки продуктів.
Система автоматично формує звіт про виявлені порушення та розраховує суму штрафних санкцій. Уповноваженій особі військової частини залишається перевірити звіт, за потреби додати коментарі та підписати документ.
